Kata birokrasi banyak digunakan dalam topik pemerintahan, namun saya tidak pernah mengerti benar makna kata ini. Dalam pemikiran saya, birokrasi adalah semacam prosedur meski terkadang sepertinya lebih tepat jika didefinisikan sebagai penentuan keputusan, tergantung pada konteks pembahasannya.
Baru akhir-akhir ini saya benar-benar mencari definisi kata birokrasi ini, karena ada hubungannya dengan proyek yang sedang saya kerjakan. Ada sebuah instansi yang harus saya analisa bagaimana birokrasi di dalamnya. Hingga saat ini, informasi yang saya peroleh tentang birokrasi di instansi tersebut masih sangat minim, saya belum tahu birokrasi apa saja yang ada, kemudian proses apa saja di masing-masing birokrasi.
Menurut Wikipedia,
Birokrasi berasal dari kata bureaucracy, diartikan sebagai suatu organisasi yang memiliki rantai komando dengan bentuk piramida, dimana lebih banyak orang berada ditingkat bawah dari pada tingkat atas, biasanya ditemui pada instansi yang sifatnya administratif maupun militer.
Pada rantai komando ini setiap posisi serta tanggung jawab kerjanya dideskripsikan dengan jelas dalam organigram. Organisasi ini pun memiliki aturan dan prosedur ketat sehingga cenderung kurang fleksibel. Ciri lainnya adalah biasanya terdapat banyak formulir yang harus dilengkapi dan pendelegasian wewenang harus dilakukan sesuai dengan hirarki kekuasaan.
Dalam konteks pelaksanaan pemerintahan, birokrasi sering dijadikan alasan penyebab lamanya suatu proses pengambilan keputusan ataupun proses penyelesaian suatu masalah. Oleh karena itu, banyak instansi pemerintah yang dikaji-ulang birokrasinya agar lebih efektif dan efisien. Dengan efisiensi birokrasi, diharapkan proses menuju Good Corporate Governance (GCG) lebih cepat terwujud.
Kaitan antara birokrasi dengan teknologi informasi, diharapkan keberadaan teknologi informasi dapat memangkas birokrasi yang terlalu rumit, sehingga setiap tingkatan dalam hirarki kekuasaan dapat lebih mudah menyelesaikan tugasnya masing-masing. Contoh sederhana peranan teknologi informasi untuk mengefisienkan birokrasi adalah dalam hal pemberian informasi. Dengan cara manual membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menginformasikan ke seluruh tingkatan hirarki kekuasaan melalui surat/faks, sedangkan dengan teknologi informasi bisa dipersingkat dengan menggunakan surat elektronik ataupun layanan-pesan-singkat yang dalam hitungan detik dapat diterima oleh seluruh personil.
Kembali ke permasalahan yang saya hadapi, dimana saya dapat memperoleh referensi untuk macam-macam birokrasi yang lazimnya terdapat pada instansi pemerintahan? Meskipun setiap departemen pasti punya kebijakan masing-masing, namun ada birokrasi-birokrasi bidang tertentu yang berlaku sama di seluruh departemen. Saya belum mendapatkan referensi birokrasi apa saja yang berlaku sama ini, namun menurut saya, kemungkinan ada di bidang-bidang berikut ini: surat-menyurat, pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat/jabatan, pelaporan, pengadaan barang dan jasa, perijinan, penilaian kinerja, penyusunan anggaran, dan penyusunan laporan keuangan. Detail tiap birokrasi lazimnya tertuang dalam kebijakan berupa Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang, Peraturan Menteri, dan sejenisnya. Untuk dapat memahami birokrasinya, perlu dilakukan penelitian dan pengkajian terhadap kebijakan terkait.
Tidak mudah untuk mengkaji kebijakan pemerintah, terutama apabila kita tidak memiliki kompetensi di bidang tsb., salah memahami bisa gawat 
Semoga saya dapat memahami kebijakan-kebijakan tentang birokrasi dengan pemahaman profesional.
